La verdad no peca pero incomoda - PARTE II

Antes de comenzar quiero aclarar que cualquier parecido con usted o a uno de sus conocidos, es pura coincidencia. Así comencé el último blog.

Quiero hacer énfasis en que muchos dueños de negocios a veces toman la actitud de “Yo sé todo” y por lo tanto no preguntan, no asisten a seminarios o clases, no se preparan mejor, ni se asesoran. Muchas veces ponen como pretexto que no tienen tiempo, que no saben a dónde ir o con quien recurrir.

Especialmente los profesionales tienden a tener más resistencia a acudir a otras clases o seminarios que les podría complementar en áreas tales como las administrativas, de ventas, mercadotecnia, relaciones públicas y de recursos humanos, etc. Parece que como ya estudiaron una profesión, ya sean abogados, médicos, contadores, dentistas, ingenieros, etc., ahora cuentan con todos los conocimientos en todas las áreas para correr un negocio.

Recuerde que la educación es una inversión y nos deja ganancias. Nadie sabe todo, siempre podemos aprender algo nuevo, algo útil. Es importante que nos actualicemos en todas las arreas del negocio como son las técnicas, administrativas, legales, de impuestos, etc.

Hablando de estos temas, en este blog explicaré o expondré otros errores que comenten los dueños de negocios.

La administración
La falta de una buena administración es la principal causa de fracaso de los pequeños negocios. Normalmente la gente inicia negocios motivados por su deseo de superación, por su deseo de crear una riqueza económica y por libertad de hacerlo a su manera, pero rara vez lo hace con el conocimiento que se requiere para correr una empresa exitosa.

Entre los errores más comunes que se comenten en esta área están los siguientes:

Proyecciones: Cuando se hacen proyecciones de ventas estas se hacen altas, esto es sobre-estimamos los posibles ingresos; las proyecciones de los gastos, costos y las inversiones en activos (equipo y maquinaria) normalmente son menores a la realidad, esto es subestimamos los egresos. Esto pone a los dueños de negocios en problemas en el flujo de ingresos y egresos, causando muchas veces el cierre del negocio antes de que éste se pueda consolidar. Por lo que es recomendable hacer más investigación para que los supuestos que se hagan sean más realistas y completos.

Cuenta de cheques: Se debe mantener una cuenta de cheques exclusiva para el negocio y no revolver los gastos personales con aquellos de la empresa, depositando en esa cuenta lo que le pertenece al negocio y haciendo cheques para pagar en lo posible todos los gastos y costos del negocio.

Asesórese y aprenda que puede deducir y pagar del negocio. Deposite todo el ingreso por las ventas y realice todos los pagos de la empresa con cheque de su cuenta de negocio. Esto le ayudará a tener mejor control de su dinero y las ganancias, y sobre todo le ayudará a mostrar mejores números en caso de que quiera obtener un préstamo en el banco.

Falta de controles: Es importante mantener controles prácticamente diarios de las ventas, ingresos, gastos y pagos que se efectúen, incluyendo toda la información posible, esto ayuda a administrar mejor los negocios, ha elaborar la contabilidad para crear estados financieros, los cuales tarde o temprano serán solicitados por los bancos o el gobierno, y sobre todo le ayudarán a evaluar la rentabilidad de su empresa y a tomar mejores decisiones.

Compras sin comprobantes: Lo barato sale caro. Muchos pequeños empresarios y comerciantes compran sin factura y pagan en efectivo, para evitar pagar el impuesto de ventas, sin darse cuenta que estos gastos no los pueden deducir de sus impuestos con lo cual parece que tienen más utilidades de las reales y la consecuencia es que tienen que pagar más impuestos, además de que no pueden reclamar o devolver el producto en caso de problemas o defectos.

A largo plazo, siempre es mejor declarar todos los ingresos y comprar con factura para poder deducir los egresos. Además, de que dormirá mejor, sin pensar en que va a pasar si le llega una auditoría de las agencias del gobierno.

Flujo de efectivo: El flujo de ingresos y egresos es una herramienta indispensable para la sobre vivencia de los negocios, se debe llevar control de los pagos por realizar en las siguientes 8 semanas, por lo menos, algunos de estos pagos normalmente se conocen y otros se pueden estimar con una buena aproximación. También se debe crear una relación de las cuentas por cobrar, poniendo la cantidad y la fecha en la cual se va recibir ese dinero.

En los siguientes blogs se comentará aspectos muy importantes con respecto a los impuesto, como son el no pagar impuestos, el declarar menos ingresos de los realmente obtenidos, el no tener a todos los empleados en la nómina o no pagar seguro de compensación, no pagar tiempo extra, no se reporta en impuesto de salarios y otros temas similares. Además se explicará las repercusiones negativas que tiene el tomar decisiones y hacer cambios en las empresas sin pensar primero en los clientes, así como las consideraciones que se deben seguir en la creación de un plan de mercadeo, explicando que significa realmente servicio al cliente y dando las acciones correctas a seguir.

Como se menciono en un principio el único objetivo de este artículo es exponer los problemas en los que se pueden meter los empresarios, dando las posibles soluciones o alternativas.

El Plan de Negocio: Anexos

Anexe información de soporte.

Si el plan de negocio está siendo elaborado para presentarlo a un banco para solicitar un préstamo, o a un inversionista, este plan van a tener información que apoye lo que estés diciendo en el plan de negocio, y ésta se incluye en la sección de “Anexos de información de soporte”, de apoyo.

Si se está diciendo en el plan de negocio, que se requiere cinco mil dólares o cincuenta mil dólares, o cien mil dólares o lo que se requiera: para comprar el equipo, para hacer la mercadotecnia, para pagar sueldos, para pagar la renta, se tiene que decir cuánto de ese dinero va a ser para cada una de estas secciones, se tiene que describir e incluir documentos y cotizaciones para justificar la cantidad de dinero que se está solicitando.

Por ejemplo: Si se estuviera pidiendo diez mil dólares, hay que desglosar como se va a gastar estos, vamos a decir que: cinco mil dólares son para máquinas y de estos cinco mil dólares son mil quinientos dólares para una podadora, otros seiscientos dólares son para una máquina sopladora, y una escalera; tal vez se esté incluyendo tres mil dólares para dar el anticipo para comprar una camioneta donde se va transportar las herramientas y el equipo, y también se va a utilizar parte de éste para pagar el sueldo de un asistente por tres meses, y hasta se estaría incluyendo un presupuesto para promover el negocio.

Toda esta información se debe presentar de una manera clara, simple y organizada, con sus respectivas copias de cotizaciones o cálculos de cómo se llegó a esos números. (Estos son los anexos)

Otro de los puntos que se tiene que incluir como anexo; a la mejor es: que métodos y procedimientos se van a usar para evitar asaltos y robos, no todos lo necesitan pero en cierto tipo de empresas va a ser muy importante incluirlo, especialmente si manejan mucho dinero, si entra mucha gente a su negocio, si tiene que manejar mucho dinero en efectivo, monetario o como se dice aquí “cash”. Tal vez requiera un sistema contra robos o una caja especial, o cámaras de circuito cerrado y alarmas, lo cual por supuesto cuesta dinero, pero se tiene incluir.

Por que cuando estés solicitando un préstamo, el analista del plan de negocios, podría ver que hay riego de que pierdas mucho dinero y que no les puedas pagar el préstamo. Así que esto, de la seguridad, es para ti y para el inversionista o el banquero.

Otro aspecto importante para reducir el riesgo y para proteger el negocio son los seguros, de hecho hay muchos tipos de seguros que dan protección a diferentes partes de la empresa y de los dueños y empleados; por decir, los restaurantes, o si están limpiando oficinas, o son médicos o dentistas, o tienen otro tipo de tiendas, les van a requerir que tengan un seguro, a la mejor un seguro de responsabilidad en caso de que alguien se caiga o se lastime, o que rompan ustedes una computadora un escritorio donde están limpiando las oficinas, o a la mejor en el restaurante que alguien se intoxique con algo que comieron ahí, y aunque no sea su culpa, mientras lo demuestran los van a demandar y si no tienen un seguro que los proteja, ustedes van perder todo lo que tienen y les ha costado mucho, y muchas veces, si tienen su casa o su automóvil también lo van a perder.

Por esto, es importante y necesario invertir en un seguro que les de ese tipo de protección para que no se metan en problemas. Muchas veces cuando van a solicitar un préstamo a un banco, éste va a querer que todo el equipo que está comprando este asegurado, porque si hay un robo, si hay un incendio, si algo pasa y ustedes no tienen el seguro, no van a poder pagarle ustedes el préstamo al banco a los inversionistas, estos no van a invertir en tu negocio o darte el préstamo.

En muchas ocasiones, ya no es tanto de que si quieres o no tener el seguro, es que lo tienes que tener, si no, no te dan el contrato, no te dan el dinero, y no van a hacer negocio contigo.

Por eso tienes que hacer tu tarea de investigar y platicar con varias personas o compañías de seguros para comprar el mejor paquete de seguros para tu empresa y para tu propia protección.

¿Qué es una empresa?

¿Puedes describir, qué es una empresa?, Quizá has pensado que una empresa está constituída de productos, servicios y personal. Quizá te imagines que también está involucrado parte de lo que es promoción, ventas, publicidad.
¿Se va a requerir dinero? Normalmente si. ¿Hay competencia? Siempres hay competencia, directa e indirecta. En una empresa también hay que tratar con proveedores, con el gobierno, con los impuestos, con las licencias… todo esto es parte de una empresa y mucho mas.

Conocer un oficio no es suficiente.
Mucha gente viene conmigo a consultoría y me dice: “Yo he estado trabajando para esta compañía que fabrica muebles de madera… ya aprendi bien cómo se fabrican. Ahora quiero poner yo una fábrica de muebles de madera”. Cuando escucho esto, yo pregunto: ¿Qué tanto sabes de la empresa? Y la persona contesta: “Bueno, yo he estado en producción, sé de las maderas, las corto bien, las armo, sé cómo utilizar las herramientas, sé como manejar las máquinas, así es que ya estoy listo para poner una empresa”. Y yo vuelvo a preguntar. “¿Has estado en ventas? ¿Has estado en administración?... ¿Cuántas personas tienes a tu mando que tengas que contratar, motivar o supervisar?. Y sigo preguntando: ¿Sabes qué impuestos se tienen que pagar?... ¿Sabes cuándo se tienen que pagar? ¿Sabes con que formas se tienen que declarar?. Al escucharme, algunas personas me dicen que saben algo, otras no tienen idea de que estoy hablando y una pocas contestan que si, que han estado envueltos en todas estas áreas del negocio, y eso hace la diferencia del que tiene éxito y de aquel que se queda en el camino.

Estar bien preparado.
Para iniciar un negocio se tiene que conocer un "bastante" de todo. El futuro empresario tiene que ver cuáles son los productos o los servicios que va a manejar. Tiene que saber a qué personal va a contratar y que características o cualidades debe tener esa persona. Seguramente también tendrá que saber qué sistemas y controles va a llevar de administración. Para generar ventas, tendrá que saber cómo va a promover su negocio y cuánto tiene que invertir en publicidad y promoción. ¿Has pensado en eso? ¿Cómo vas a atraer los clientes? ¿Cómo los vas a cuidar para que sigan regresando a tu negocio?. Si no sabes contabilidad, tal vez tengas que buscar un contador que te ayude con la cuestión de los impuestos, con el manejo administrativo del personal, con la administración, con los recordatorios de pagos, con el control de las chequeras.

No necesitas ser un experto.
No te hago notar todo esto para complicarte la vida. Estoy señalando todas estas necesidades para que tengas una realidad clara de cómo es una empresa. Si conoces bien todas estas partes, vas a estar mejor preparado para evitar problemas en el futuro. No tienes que ser experto en todas estas áreas. Lo que vas a tener que hacer es juntar un equipo de gente que te ayude. Tal vez tu contador te va a ayudar con la administración, con los impuestos, con manejar el dinero dentro de la compañía. Quizás un abogado te va a ayudar con lo que es los aspectos legales, con los contratos, las estructuras legales, con las licencias y permisos para iniciar y poner en funcionamiento toda una empresa.

Promover es vender.
Es posible que necesites tener una persona que te va a ayudar en cuestiones de mercadotecnia. Esa persona se encargará de ayudarte a promover tu negocio en el área de publicidad. Esa persona puede investigar quién es la competencia. Puede asesorarte en las ventas y la promoción. Esta área es vital porque la mercadotecnia existe en todo lo que haces. Existe cuando ves a un cliente; cuando contestas el teléfono; cuando entregas el producto. La mercadotecnia tiene que ver desde cómo empacas tu producto.

Todo el cuidado que pongas en cada una de las etapas de la planeación y promoción de tu negocio es mercadotecnia. Esto puede hacer que atraigas clientes o que los alejes.

Hablando de estrategias mal planeadas que pueden espantar clientes, imagina que un empleado en el departamento de entregas no fue amable. Imagina que no tuvo cuidado o mandó otro producto diferente del que el cliente había ordenado. Eso fácilmente podría poner a la empresa en peligro de perder clientes.
Como te habrás dado cuenta, todo el negocio tiene que estar vendiendo en todas las áreas de operación.

Si no sabes, busca quien si lo sepa.
Para iniciar un negocio se necesita obtener permisos especiales. Como las licencias y otros requisitos a cubrir. ¿Sabes dónde se obtienen estas licencias? En algunas ocasiones es necesario acudir a las oficinas de la ciudad. En otras se puede preguntar a un contador o abogado especializado en negocios.

Por último, un empresario también necesita otro tipo de ayuda como apoyo moral, apoyo familiar. Tal vez necesites alguien que te ayude en trámites sencillos. Todo eso es parte de la empresa. Ahora analiza qué es lo que vas a necesitar para tu empresa y escríbelo.