El Plan de Negocio (La Administración)

Administración y organización
En esta sección vas a ver lo qué es la administración y la organización de un negocio. ¿Recuerdas que en “blogs” anteriores se encontró que la falta de administración es una de las causas de fracaso en los pequeños negocios? Bien. Ahora vamos a ver qué es y cómo se maneja este tema de la administración y la organización en tu propio negocio.

Como primer paso es importante que busques y establezcas sistemas que te ayuden a controlar tu negocio. Por ejemplo ¿Cuánto vas a vender cada día? Tal vez quieras tener una libreta donde vas a anotar las ventas del día; lo que ingresó; lo que compraste; los gastos que hiciste; los pagos, si es que los hubo; los depósitos que llevaste al banco.

En fin. Desde un principio debes tener controles que, aunque muy sencillos, te puedan dar toda la información de lo que pasa en tu negocio. Esto te va a ayudar a tener una mejor administración y una mejor contabilidad.

Esto es lo más básico, como llevar una chequera, la cual, por cierto debe ser en una cuenta diferente a la cuenta de cheques personal. Desde el primer día que operes tu negocio, separa las cuentas personales y del negocio. No importa que el negocio sea muy pequeño. Aunque tú seas la única persona que trabaja en el negocio. No importa. Desde un principio establece bien tu sistema de organización. Esto te dirá si realmente estás haciendo negocio o no. Si estas ganando o perdiendo dinero.

Pero volviendo a la chequera, cuando recibas dinero, cuando vendas o compres, cuando te paguen y deposites, todo regístralo en tu chequera. Anota cuando tengas que comprar algo o pagar por los productos de tu inventario o por servicios que contrataste, o los cheques que escribiste. En ese cheque escribe una pequeña nota para que recuerdes a quién se lo diste; para qué se lo diste; qué fue lo que estás pagando. En la misma forma, cuando hagas depósitos, escribe quién te pagó y qué fue lo que te pagó, así como la cantidad y la fecha.
Esta información es la mínima necesaria para controlar tu negocio y no meterte en problemas más adelante sobre todo cuando tengas que hacer tu declaración de impuestos.

Hablando de impuestos, lo cierto es que todos tenemos que pagarlos. El pagar los impuestos en forma puntual y fidedigna trae muchos beneficios, pero de esto te hablaré más adelante.

En cuanto a la administración, como te decía, lo primero es establecer una forma de administración a base de controles. Una vez establecido el método con el cual vas a registrar tu información, ahora también tendrás que planear la organización dentro de tu empresa.

¿Qué es eso de “organización”? Como primer paso tienes que definir cómo es tu organización. ¿Quién o quiénes la componen? Aquí tendrás que hacer una pequeña descripción de las personas que van a trabajar contigo. Vas a poner el nombre del puesto que vas a ocupar. Después escribirás una pequeña descripción del puesto donde incluirás la experiencia y conocimientos que deberá tener la persona que cubra dicho puesto.

Esta persona, ¿qué va a hacer dentro de la compañía?, ¿Cuáles son sus responsabilidades?, ¿Cuáles son sus obligaciones?, ¿Cuál es el sueldo que le vas a pagar?

Toda esta información servirá para que el día que la contrates tengas toda la información bien clara. Por ejemplo, si vas a contratar a una mesera para tu pequeño restaurante, es posible que necesites ciertas características. Así, en el momento de entrevistar candidatos, tendrás frente a ti la descripción del puesto para que la estés viendo y comparando. Si en tu descripción anotaste que debe tener buena presencia, buena actitud, algo de experiencia, bien educada, con conocimientos de cocina casera, con automóvil. En fin, que tu puedas revisar tu lista y ver si la persona que estás entrevistando cumple o no los requisitos que son importantes para el puesto.

Pero todo esto tendrás que definirlo previamente. En cada negocio las necesidades son diferentes, por eso deberás tener la descripción de los puestos que pretendes tener cubiertos para hacer funcionar tu negocio eficientemente.
Esto es parte de tu administración y parte de tu organización.

No olvides que aunque tu sea muy pequeño, aunque es importante que lo hagas funcionar en forma organizada. Ese será el primero paso para hacer crecer tu negocio.

El empresario: emprendedor, administrador, inventor y técnico

En la mente hay cuatro tipos de personalidades que mueven a la persona y la hacen tomar decisiones respecto a los negocios: emprendedor, administrador, inventor y técnico.

El Emprendedor.
El emprendedor es esa parte de la personalidad que quiere lograr cosas. Es ese líder interno que quiere hacer más cosas, que tiene una visión, que tiene un sueño y que se quiere mover para lograrlo. El emprendedor quiere emprender, quiere crear.

El Administrador.
Una parte interna del empresario es administradora. El administrador quiere controlar. Esta persona dentro de ti te dice: “A ver: ¿quien gastó veinte dólares de aquí?... ¿dónde están esos diez centavos que me faltan?... Vamos a hacer todo bien. Nadie se mueve si no digo yo”. Ese es el administrador.

El Técnico.
El técnico es aquel que dice a los otros tres: “no, no, no mejor olvídense ustedes tres de todo y pongámonos a trabajar… vamos a producir”. Cuando hablo del técnico me gusta explicar el caso de un cocinero que quisiera abrir un negocio. El cocinero es una persona técnica o sea que le gusta “poner manos a la obra”. Tal vez quien quiere poner el negocio es la parte emprendedora del cocinero. Pero el cocinero no sabe nada de administración y no lo entiende ni le interesa. El lo que quiere es cocinar y hacer negocio. En este caso el que está decidiendo hacer el negocio es el técnico, aconsejado por el emprendedor.

El Inventor.
Y por último esta la personalidad del inventor. El inventor es aquella persona que siempre está creando algo nuevo, original. Siempre está inventando cosas. Como recetas de cocina, sistemas, libros, diseños, productos nuevos, líneas, etcétera.
Esta parte de la personalidad de empresario piensa que un día se va a volver millonario con uno de sus inventos. Quizá ni siquiera sabe cómo venderlo o administrar el proyecto. Tal vez no sabe ni cómo fabricarlo. Al inventor lo único que le interesa es crear algo diferente. Me ha tocado conocer a gente que inventa cosas que no sabe si alguien las va a comprar pero eso no parece preocuparles porque mientras ellos puedan inventar, todo esta bien en su mundo.

¿Cuánto hay de cada uno dentro de un empresario?
¿Qué pasaría, por ejemplo, si el emprendedor quisiera dominar sobre los otros tres? Si el emprendedor quisiera iniciar un negocio, tú podrías escucharlo hablar todo el día de sueños, de visiones, de logros. Con mirada visionaría hablaría de crear, de emprender, de empezar un negocio. Pero este visionario tal vez no sabe nada de técnica (no sabe hacer nada y no le gusta poner manos a la obra). No sabe de la cocina; no sabe cómo podar los pastos; no sabe cuestiones de artículos de arte y no sabe de nada de producción. Este visionario emprendedor tampoco sabe de administración. Ignora qué hay que pagar y no sabe que debe llevar ciertos controles y conseguir licencias de operación. Simplemente no le interesa. El emprendedor puro, puede hacer mucho dinero y luego perderlo sin saber en que lo gasto. ¿Conoces alguien así?

Equilibrio y desequilibrio.
En la mente de una persona se puede librar una especie de lucha por definir quién es la personalidad que va a dominar. ¿Quién es el jefe: el emprendedor, el administrador, el inventor o el técnico?. Idealmente cada persona debería tener las cuatro personalidades en equilibrio. Normalmente eso no sucede. Así es que un empresario tiene que ayudarse a sí mismo. Primero tiene que entender cómo está compuesta su personalidad y después tiene que apoyarse en otros. Tiene que buscar complementarse con otras personas, para que le ayuden en áreas donde es un poco débil.

Volviendo al ejemplo manejado en párrafos anteriores, tal vez se trata de un buen cocinero que no sabe de administración; no sabe cómo emprender el negocio y tampoco sabe crear recetas nuevas, pero sí sabe cómo mantener funcionando el negocio a través de su labor. La personalidad más fuerte de este cocinero sería el técnico.

Para tener éxito este cocinero necesita consultar a alguien que le ayude en esas partes en las que no es tan fuerte. Necesita un administrador que le ayude a administrar el restaurante. Necesita alguien que tenga una visión; un sueño de cómo será el restaurante. Y necesitaría un inventor que le ayudara a crear novedades para su negocio.

Pregunta a los que te conocen.
Para conocer un poco más de cómo están compuestas las partes de tu personalidad de empresario, te voy a pedir que platiques con tus familiares, y amigos. Habla con gente que tú respetes; con gente que te respete a ti y pregúntales cómo te ven. ¿Tienes un equilibrio de las cuatro personalidades o hay una o dos luchando por el poder general? ¿Cuál es tu tendencia más notoria?
Qué parte de los cuatro dominará o si están en equilibrio, depende de varios factores. La experiencia que tengas, tu propio sistema de valores, tus propias creencias muchas de las cuales vienen desde que eras un niño, todo eso va a influir en la dinámica de tus cuatro personalidades.

Investiga bien qué es lo que más influye en ti. ¿Es el emprendedor que quiere lograr cosas, hacer, crear, quiere tener una visión, o el técnico, que sabe producir? ¿Acaso es administrador que nada más quiere controlar o es el inventor que sueña con volverse millonario a través de un invento revolucionario?

¿Cuál controla tu vida?
¿Cuál es la personalidad que va a controlar en ti? Para saberlo, haz el siguiente ejercicio. Trata de de hacer un análisis, para ver en qué porcentaje estás. Define cual de las personalidades es la más fuerte en ti. Recuerda: idealmente deberíamos tener un equilibrio entre estas cuatro personalidades. Normalmente eso no sucede, pero es importante reconocer en cual eres más fuerte y en cual eres no tan fuerte. Una vez encontradas las respuestas estarás listo para buscar a alguien que te ayude, que te complemente, que te guíe, te oriente hasta que te vuelvas más fuerte en el logro de tu propósito de ser un empresario ideal.

Aunque el negocio que estás iniciando sea muy pequeño, si te asesoras con personas que complementen tu personalidad, estarás suficientemente fuerte para convertir ese negocio pequeño en uno mediano y ¿por qué no?, a largo plazo en uno gigante.

Recuerda que la mentalidad equilibrada en los cuatro aspectos, es la fuerza que mueve una empresa hacia el éxito.