La verdad no peca pero incomoda - PARTE II

Antes de comenzar quiero aclarar que cualquier parecido con usted o a uno de sus conocidos, es pura coincidencia. Así comencé el último blog.

Quiero hacer énfasis en que muchos dueños de negocios a veces toman la actitud de “Yo sé todo” y por lo tanto no preguntan, no asisten a seminarios o clases, no se preparan mejor, ni se asesoran. Muchas veces ponen como pretexto que no tienen tiempo, que no saben a dónde ir o con quien recurrir.

Especialmente los profesionales tienden a tener más resistencia a acudir a otras clases o seminarios que les podría complementar en áreas tales como las administrativas, de ventas, mercadotecnia, relaciones públicas y de recursos humanos, etc. Parece que como ya estudiaron una profesión, ya sean abogados, médicos, contadores, dentistas, ingenieros, etc., ahora cuentan con todos los conocimientos en todas las áreas para correr un negocio.

Recuerde que la educación es una inversión y nos deja ganancias. Nadie sabe todo, siempre podemos aprender algo nuevo, algo útil. Es importante que nos actualicemos en todas las arreas del negocio como son las técnicas, administrativas, legales, de impuestos, etc.

Hablando de estos temas, en este blog explicaré o expondré otros errores que comenten los dueños de negocios.

La administración
La falta de una buena administración es la principal causa de fracaso de los pequeños negocios. Normalmente la gente inicia negocios motivados por su deseo de superación, por su deseo de crear una riqueza económica y por libertad de hacerlo a su manera, pero rara vez lo hace con el conocimiento que se requiere para correr una empresa exitosa.

Entre los errores más comunes que se comenten en esta área están los siguientes:

Proyecciones: Cuando se hacen proyecciones de ventas estas se hacen altas, esto es sobre-estimamos los posibles ingresos; las proyecciones de los gastos, costos y las inversiones en activos (equipo y maquinaria) normalmente son menores a la realidad, esto es subestimamos los egresos. Esto pone a los dueños de negocios en problemas en el flujo de ingresos y egresos, causando muchas veces el cierre del negocio antes de que éste se pueda consolidar. Por lo que es recomendable hacer más investigación para que los supuestos que se hagan sean más realistas y completos.

Cuenta de cheques: Se debe mantener una cuenta de cheques exclusiva para el negocio y no revolver los gastos personales con aquellos de la empresa, depositando en esa cuenta lo que le pertenece al negocio y haciendo cheques para pagar en lo posible todos los gastos y costos del negocio.

Asesórese y aprenda que puede deducir y pagar del negocio. Deposite todo el ingreso por las ventas y realice todos los pagos de la empresa con cheque de su cuenta de negocio. Esto le ayudará a tener mejor control de su dinero y las ganancias, y sobre todo le ayudará a mostrar mejores números en caso de que quiera obtener un préstamo en el banco.

Falta de controles: Es importante mantener controles prácticamente diarios de las ventas, ingresos, gastos y pagos que se efectúen, incluyendo toda la información posible, esto ayuda a administrar mejor los negocios, ha elaborar la contabilidad para crear estados financieros, los cuales tarde o temprano serán solicitados por los bancos o el gobierno, y sobre todo le ayudarán a evaluar la rentabilidad de su empresa y a tomar mejores decisiones.

Compras sin comprobantes: Lo barato sale caro. Muchos pequeños empresarios y comerciantes compran sin factura y pagan en efectivo, para evitar pagar el impuesto de ventas, sin darse cuenta que estos gastos no los pueden deducir de sus impuestos con lo cual parece que tienen más utilidades de las reales y la consecuencia es que tienen que pagar más impuestos, además de que no pueden reclamar o devolver el producto en caso de problemas o defectos.

A largo plazo, siempre es mejor declarar todos los ingresos y comprar con factura para poder deducir los egresos. Además, de que dormirá mejor, sin pensar en que va a pasar si le llega una auditoría de las agencias del gobierno.

Flujo de efectivo: El flujo de ingresos y egresos es una herramienta indispensable para la sobre vivencia de los negocios, se debe llevar control de los pagos por realizar en las siguientes 8 semanas, por lo menos, algunos de estos pagos normalmente se conocen y otros se pueden estimar con una buena aproximación. También se debe crear una relación de las cuentas por cobrar, poniendo la cantidad y la fecha en la cual se va recibir ese dinero.

En los siguientes blogs se comentará aspectos muy importantes con respecto a los impuesto, como son el no pagar impuestos, el declarar menos ingresos de los realmente obtenidos, el no tener a todos los empleados en la nómina o no pagar seguro de compensación, no pagar tiempo extra, no se reporta en impuesto de salarios y otros temas similares. Además se explicará las repercusiones negativas que tiene el tomar decisiones y hacer cambios en las empresas sin pensar primero en los clientes, así como las consideraciones que se deben seguir en la creación de un plan de mercadeo, explicando que significa realmente servicio al cliente y dando las acciones correctas a seguir.

Como se menciono en un principio el único objetivo de este artículo es exponer los problemas en los que se pueden meter los empresarios, dando las posibles soluciones o alternativas.