El Plan de Negocio (La Administración)

Administración y organización
En esta sección vas a ver lo qué es la administración y la organización de un negocio. ¿Recuerdas que en “blogs” anteriores se encontró que la falta de administración es una de las causas de fracaso en los pequeños negocios? Bien. Ahora vamos a ver qué es y cómo se maneja este tema de la administración y la organización en tu propio negocio.

Como primer paso es importante que busques y establezcas sistemas que te ayuden a controlar tu negocio. Por ejemplo ¿Cuánto vas a vender cada día? Tal vez quieras tener una libreta donde vas a anotar las ventas del día; lo que ingresó; lo que compraste; los gastos que hiciste; los pagos, si es que los hubo; los depósitos que llevaste al banco.

En fin. Desde un principio debes tener controles que, aunque muy sencillos, te puedan dar toda la información de lo que pasa en tu negocio. Esto te va a ayudar a tener una mejor administración y una mejor contabilidad.

Esto es lo más básico, como llevar una chequera, la cual, por cierto debe ser en una cuenta diferente a la cuenta de cheques personal. Desde el primer día que operes tu negocio, separa las cuentas personales y del negocio. No importa que el negocio sea muy pequeño. Aunque tú seas la única persona que trabaja en el negocio. No importa. Desde un principio establece bien tu sistema de organización. Esto te dirá si realmente estás haciendo negocio o no. Si estas ganando o perdiendo dinero.

Pero volviendo a la chequera, cuando recibas dinero, cuando vendas o compres, cuando te paguen y deposites, todo regístralo en tu chequera. Anota cuando tengas que comprar algo o pagar por los productos de tu inventario o por servicios que contrataste, o los cheques que escribiste. En ese cheque escribe una pequeña nota para que recuerdes a quién se lo diste; para qué se lo diste; qué fue lo que estás pagando. En la misma forma, cuando hagas depósitos, escribe quién te pagó y qué fue lo que te pagó, así como la cantidad y la fecha.
Esta información es la mínima necesaria para controlar tu negocio y no meterte en problemas más adelante sobre todo cuando tengas que hacer tu declaración de impuestos.

Hablando de impuestos, lo cierto es que todos tenemos que pagarlos. El pagar los impuestos en forma puntual y fidedigna trae muchos beneficios, pero de esto te hablaré más adelante.

En cuanto a la administración, como te decía, lo primero es establecer una forma de administración a base de controles. Una vez establecido el método con el cual vas a registrar tu información, ahora también tendrás que planear la organización dentro de tu empresa.

¿Qué es eso de “organización”? Como primer paso tienes que definir cómo es tu organización. ¿Quién o quiénes la componen? Aquí tendrás que hacer una pequeña descripción de las personas que van a trabajar contigo. Vas a poner el nombre del puesto que vas a ocupar. Después escribirás una pequeña descripción del puesto donde incluirás la experiencia y conocimientos que deberá tener la persona que cubra dicho puesto.

Esta persona, ¿qué va a hacer dentro de la compañía?, ¿Cuáles son sus responsabilidades?, ¿Cuáles son sus obligaciones?, ¿Cuál es el sueldo que le vas a pagar?

Toda esta información servirá para que el día que la contrates tengas toda la información bien clara. Por ejemplo, si vas a contratar a una mesera para tu pequeño restaurante, es posible que necesites ciertas características. Así, en el momento de entrevistar candidatos, tendrás frente a ti la descripción del puesto para que la estés viendo y comparando. Si en tu descripción anotaste que debe tener buena presencia, buena actitud, algo de experiencia, bien educada, con conocimientos de cocina casera, con automóvil. En fin, que tu puedas revisar tu lista y ver si la persona que estás entrevistando cumple o no los requisitos que son importantes para el puesto.

Pero todo esto tendrás que definirlo previamente. En cada negocio las necesidades son diferentes, por eso deberás tener la descripción de los puestos que pretendes tener cubiertos para hacer funcionar tu negocio eficientemente.
Esto es parte de tu administración y parte de tu organización.

No olvides que aunque tu sea muy pequeño, aunque es importante que lo hagas funcionar en forma organizada. Ese será el primero paso para hacer crecer tu negocio.